MENU
 
 

  • event_JyQ.jpg
 

Kakav je bauk organizirati event?

 

2014-07-29 23:32:50

Za početak vam trebaju papir i olovka! Savjet onih koji su imali priliku ili nepriliku baviti se organiziranjem eventa bio je upravo ovaj. Najčešći slučaj, bez obzira na vrstu događaja (edukacija, zabava, promocija ili nešto slično) jeste da organizatori imaju malo vremena, premalo novca, ponekad i premalo volje i želje baviti se detaljima i organizacijom, a očekivanja su uglavnom velika. Organizacija eventa zahtjevan je posao i uglavnom podrazumijeva više jednako bitnih stavki.

Event menadžerice i menadžeri navode pravilo tzv. 5 W, odnosno: Why? Who? What? Where? When? Iako se čini da je i više nego očito da je ovih pet pitanja, tačnije odgovora, bitno, ovog pravila ne drže se svi event menadžeri, organizatori. Odgovori na ovih pet pitanja karta su za aktivnosti koje slijede. Organizatori eventa uvijek moraju znati šta je sljedeća stvar koju treba uraditi, a ovih pet stavki uglavnom se ne mijenja, za bilo koji događaj. Bez jasno postavljenih ciljeva teško je znati je li event bio uspješan. Presudno je da, osim što organizatori prepoznaju svoja očekivanja, svakako prepoznaju i šta očekuju oni koji prisustvuju događaju. Pravilnim usmjeravanjem napora ka ovome i učinkovitom komunikacijom, event će biti iskustvo vrijedno spomena. Ako se nakon eventa bude pričalo o svemu, makar i dobro, osim o temi eventa, on ipak nije uspješan.

Nakon postavljenih ciljeva često uslijedi vraćanje u stvarnost, odnosno planiranje budžeta. Nije pravilo, ali organizatori događaja uglavnom nedostatak novca smatraju najvećom preprekom za kvalitetnu organizaciju. Popis troškova svega što je potrebno za event koji organizirate pokazat će jasnu sliku koliko novaca vam treba. Sigurno je da ćete se morati više potruditi da taj novac i pronađete.

Pažljivo odabrati mjesto eventa

U ovisnosti o tome kakav event se organizira, biraju se vrijeme i mjesto događaja. U većini slučajeva, organizatori neće izabrati restoran ili bar za prezentaciju, ali hoće za proslavu godišnjice, praznika i slično. Izbor mjesta uvjetovan je, naravno, i budžetom. Mjesto ne bi trebalo biti nepoznato u sredini u kojoj se nalazi ili makar ne ljudima koji će eventu prisustvovati. Poželjno je i da je prilaz cesti dobar, kao i da postoji dovoljno velik parking za goste. Ako je event planiran na otvorenom, svakako je potrebno i prikupiti sve dozvole za održavanje događaja. Vrijeme održavanja eventa također mora biti prilagođeno vrsti događaja i planiranim gostima.

Kad je riječ o promociji eventa, najbolje je kreirati web-stranicu, naravno, ako je riječ o većim ili onim eventima koji se ponavljaju. Web-stranica odličan je način da se predstave sve informacije o eventu. Također, može poslužiti i kao mjesto za komentare na prethodne evente te galeriju slika. Kad je riječ o manjim događajima, uglavnom zabavnog karaktera, mnogi organizatori koriste Facbook za besplatnu promociju i informiranje potencijalne publike. Smatra se da upotreba društvenih mreža broj prisutnih na nekom eventu može povećati za deset posto, a za neke je i jedini vid promocije. Saradnja s medijima i uvrštavanje u kalendar dešavanja također će proširiti priču o događaju. Prilikom promocije eventa najvažnije je zainteresiranima jasno predstaviti event, koncept i smiso, kao i osnovne podatke o eventu. Poštovani, zadovoljstvo nam je pozvati Vas na događaj… Sigurno je da većina poziva na događaje počinje ovako. Ne bi bilo ništa loše u ovome kad pozivi ne bi završavali nakon podatka o vremenu i mjestu održavanja i uljudnog pozdrava. Kad je riječ o jedinstvenom događaju ili eventu koji se prvi put organizira, ipak se očekuje više kreativnosti i ličnijeg pristupa. Preporučuje se oslovljavanje punim imenom.

Eventi na naš način

Nikako ne treba izostaviti i aktivnosti nakon održanog eventa, putem kojih se stječe uvid u ono što je na događaju bilo dobro, šta treba popraviti, ko je prisustvovao, što će uveliko olakšati pripremu sljedećih eventa. Poželjno je prisutnima poslati materijal s eventa, bilo da je riječ o fotografijama, materijalu s edukacija ili nečem sličnom. Bosanski event sintagma je koja pomalo smiješno zvuči, ne zbog kvaliteta eventa (a nekima možda i zbog toga), već zbog snažnog upliva stranih riječi, za koje jedva pronađemo naše bosanske. Postoji nekoliko agencija specijaliziranih za organiziranje eventa i očito je da posla imaju i više nego što se misli; treba uzeti u obzir da je vrijeme pred SFF, kad svi pokušavaju organizirati event, specijalni program, after party i sl., jer od nekoliko njih od kojih bi bilo zanimljivo čuti šta kažu o onome što rade niko nije imao vremena odgovoriti. Valjda ćemo imati priliku biti na nekom od tih eventa, pa ćemo vidjeti kakvi su to sarajevski ili bosanskohercegovački eventi.

Osim specijaliziranih agencija, velik je broj ljudi ili grupa ljudi koji rade na organizaciji eventa različitog karaktera, najčešće zabavnog. Bojan Popić prokomentirao je kakva su njegova iskustva na poziciji event menadžera u Art kinu Kriterion u Sarajevu: “Za kvalitetnu organizaciju eventa prvenstveno je bitno da se, koliko god to banalno zvučalo, potrebe i ograničenja obje strane stave na papir. Prirodan korak nakon toga je pravljenje kompromisa, gdje obje strane, i umjetnik ili gost, kao i organizator/vlasnik prostora prave alternativu u okviru svojih mogućnosti. Naravno, ovo je slučaj kada je u pitanju rad s nekim novim. Nakon prvog nastupa obje strane znaju jesu li to osobe s kojima žele sarađivati. Uzajamno poštovanje za dobro izveden nastup jeste zdrav osnov za nastavak saradnje. Za mene poštovanje tuđeg vrijednog rada znači mnogo više od marketinga. Organizacija eventa u Bosni i Hercegovini veoma je ograničena hroničnim nedostatkom finansija – a i vremenom i ljudskim faktorom – koje bi se usmjerile na skriveni, ne tako očigledni kvalitet, na mlade i perspektivne, ili skrivene genijalce u godinama. Ljudi uglavnom igraju na sigurnu kartu, jer je finansijski isplativa, tako da smo osuđeni da gledamo jedna te ista lica, koja se u većini slučajeva ni ne potrude da im svaki nastup/event bude nov i drugačiji. Sama ta činjenica pruža mogućnost da i mainstream muzika, koja ima određeni nivo kvaliteta postane bljutava, poslije silnog prežvakavanja.

Troškovi su važna stavka

Nažalost, finansije u većini slučajeva diktiraju da se organiziraju samo superkomercijalni eventi, što u većini slučajeva znači veoma, veoma nizak umjetnički kvalitet, ako uopće postoji mogućnost da se kvalitet, umjetnički, i ova vrsta događaja povežu u jednoj rečenici, osim ako nije pejorativna. Nisam upoznat s brojem kompanija, lično poznajem veći broj grupica koje su u svojstvu organizatora eventa, ali su zapravo jedini motor scene, jer dovode izvođače tokom čitave godine, a sretni su kada pokriju troškove i budu na nuli. Što se tiče kompanija, odsustvo bilo kakvog većeg dešavanja, ozbiljnijeg izvođača, i konstantno otkazivanje nastupa jasni su pokazatelji stanja na tržištu. Moje iskreno mišljenje je da je to više motivacija nego razlog za brigu, jer ima prostora za nove ideje i nove snage.”